Wist je dat 73% van de ondernemers meer dan 60 uur per week werkt, waarbij een groot deel van die tijd opgaat aan administratieve taken? Als ondernemer begin je vol passie met je bedrijf, maar al snel merk je dat je meer tijd kwijt bent aan planning, correspondentie en administratie dan aan de zaken waar je echt goed in bent.
De groeiende administratieve last van ondernemers
Naarmate je bedrijf groeit, groeit ook de administratieve rompslomp exponentieel mee. Wat begint met het beantwoorden van een paar e-mails per dag, evolueert al snel naar het beheren van complexe agenda’s, het coördineren van vergaderingen met meerdere partijen, en het bijhouden van uitgebreide correspondentie met klanten en leveranciers.
Veel ondernemers onderschatten hoeveel tijd deze taken werkelijk kosten. Een recent onderzoek toont aan dat kleine bedrijfseigenaren gemiddeld 21% van hun tijd besteden aan administratieve werkzaamheden. Dat is meer dan één dag per werkweek die je niet besteedt aan strategische beslissingen, netwerken of het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten.
Welke vorm van ondersteuning past bij jouw bedrijf?
Wanneer je besluit om administratieve ondersteuning in te schakelen, kom je al snel voor de keuze te staan tussen verschillende soorten professionals. De keuze hangt sterk af van je specifieke behoeften en de fase waarin je bedrijf zich bevindt.
Heb je vooral behoefte aan iemand die je op strategisch niveau kan ondersteunen bij complexe vergaderplanningen en belangrijke zakelijke correspondentie? Dan is het moment aangebroken om een directiesecretaresse gezocht te hebben die de bedrijfsleiding professioneel kan ontlasten en mee kan denken op hoger niveau.
Signalen dat je hulp nodig hebt
Hoe weet je wanneer het tijd is om administratieve ondersteuning in te schakelen? Er zijn verschillende signalen die aangeven dat je toe bent aan hulp. Ten eerste, als je merkt dat je regelmatig overwerkt omdat je niet toekomt aan de administratieve taken. Ten tweede, wanneer je belangrijke deadlines mist omdat je agenda overvol is en je het overzicht verliest.
Ook het missen van kansen is een duidelijk signaal. Als je potentiële klanten niet op tijd terugbelt omdat je e-mails niet bijhoudt, of als je vergaderingen moet afzeggen omdat je dubbele afspraken hebt gemaakt, dan kost het gebrek aan ondersteuning je letterlijk geld.
Flexibele ondersteuning voor operationele taken
Zoek je juist iemand die veelzijdig is en flexibel kan inspringen waar nodig? Iemand die zowel je zakelijke agenda als persoonlijke planning kan beheren en je op verschillende vlakken kan ontlasten? Voor ondernemers die een brede ondersteuning zoeken, is vaak een personal assistant gezocht die adaptief kan werken en meegroeit met de wisselende behoeften van het bedrijf.
Tips voor het vinden van de juiste kandidaat
Het vinden van de juiste administratieve ondersteuning vereist een doordachte aanpak. Begin met het maken van een duidelijke functieomschrijving waarin je specifieke taken en verwachtingen beschrijft. Denk niet alleen aan de dagelijkse werkzaamheden, maar ook aan de persoonlijke eigenschappen die belangrijk zijn voor jouw bedrijfscultuur.
Ervaring is belangrijk, maar let ook op soft skills zoals communicatievaardigheiten, proactiviteit en discretie. Een goede administratieve professional denkt mee, anticipeert op je behoeften en kan zelfstandig beslissingen nemen binnen de afgesproken kaders.
De investering die zichzelf terugbetaalt
Veel ondernemers aarzelen om administratieve ondersteuning in te schakelen vanwege de kosten. Maar zie het als een investering in je bedrijf en jezelf. Door administratieve taken uit te besteden, krijg je tijd terug voor activiteiten die daadwerkelijk omzet genereren.
Bovendien verbetert je werk-privébalans aanzienlijk. In plaats van ’s avonds nog e-mails te beantwoorden of in het weekend je agenda bij te werken, kun je die tijd besteden aan ontspanning of het ontwikkelen van nieuwe ideeën voor je bedrijf. Een uitgeruste ondernemer neemt betere beslissingen en is creatiever in het vinden van oplossingen.
De sleutel tot succes ligt in het herkennen wanneer je hulp nodig hebt en de moed hebben om die stap te zetten. Administratieve ondersteuning is geen luxe, maar een noodzakelijke investering voor elke groeiende onderneming die serieus wil concurreren in de huidige markt.
